Отношения с зарубежным клиентом, достаточно ли выставленного счета?

Здравствуйте, Иван!

Счета может быть достаточно. Однако, для вашего же блага, необходимо заключить договор, чтобы обезопасить себя от злоупотреблений заказчика. Кроме того, в связи с тем, что вы сотрудничаете с иностранной фирмой, необходимо определиться с применимым правом к вашим правоотношениям. Составить договор желательно на 2х языках.

Согласно ч.1 ст. 9 ФЗ о бухгалтерском учете Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. 2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Также вам необходимо оформлять первичные учетные документы на товар (например, ТТН). Если таких документов не будет, можно нарваться на проблемы с налоговой.

Желаю удачи!

Иван, добрый день. А сумма счета или договора у вас какая предусматривается?

Иван, знаю из практики, что договор нужен будет банку. Поскольку банки по существу являются агентами, осуществляющими от имени государства контроль над деятельностью юридических лиц — резидентов, а если идет речь о переводе денежных средств в другие государства, то и нерезидентов (тем более в свете последних событий — действий ЦБ РФ по отзыву лицензий у ряда банков), то валютный контроль банка все равно запросит у Вас помимо инвойса, другие основания для перечисления валюты — договор, спецификацию, декларацию на товар, могут потребовать еще транспортные документы.

Так что лучше обзавестись нужными документами заранее.

Здравствуйте!

В плане валютного контроля достаточно выставления счета на указанные суммы. Но не забывайте оналоговой отчетности. В ней должны отражаться операции, связанные с получением доходов и в книге учета доходов/расходов подтверждать это нужно заключенным договором, по которому оплачиваются счета. Поэтому, думаю, договор нужен или можете продолжить деятельность через ресейлера, заключив с ним агентский договор, по которому он будет сам заключать сделки от Вашего имени, а Вы оплачивать уже счета агенты по выплате агентского вознаграждений, или же договор комиссии, по которому комиссионер будет заключать сделки от своего имени.

Здравствуйте, Иван!

Если я правильно поняла, то у Вас отпала необходимость в услугах реселлера.

Поэтому Вам необходимо заключить новый паспорт сделки, а для этого необходимо в соответствии с ФЗ  «О валютном регулировании и валютном контроле» №173-ФЗ от 10.12.2003 г. представить контракт между Вашей ООО и иностранной фирмой (покупателем). 

Здравствуйте!

В соответствии со ст. 6 закона «о валютном регулировании и валютном контроле», сделки между резидентом и нерезидентом не ограничиваются.

Паспорт сделки — это документ, в котором отражается ее существо, составляемый для российского банка, где у Вас счет, по его формам в случае, если, в соответствии со ст. 20 указанного закона и п. 6.5.3. Инструкции Банка России от 04.06.2012 N 138-И «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением», принятой в развитие ст. 20 закона: 

«при зачислении иностранной валюты или валюты Российской Федерации по контракту (кредитному договору) от нерезидента на счет резидента, открытый в уполномоченном банке или в банке-нерезиденте, а также при списании иностранной валюты или валюты Российской Федерации по контракту (кредитному договору) в пользу нерезидента со счета резидента, открытого в уполномоченном банке или в банке-нерезиденте, в котором не определена сумма обязательств, — не позднее срока, установленного настоящей Инструкцией для представления резидентом справки о валютных операциях при проведении той валютной операции, в результате которой сумма расчетов по контракту (кредитному договору) будет равна или превысит в эквиваленте 50 тыс. долларов США по курсу иностранных валют по отношению к рублю на дату заключения контракта (кредитного договора), либо в случае изменения суммы обязательств по контракту (кредитному договору) на дату заключения последних изменений (дополнений) к контракту (кредитному договору), предусматривающих такие изменения».

Паспорт сделки — это не сама сделка. Это документ для банка, изготовленный по его лекалам, чтобы он понимал суть операций по сделке. Это что касается валютного контроля.

Сделка нужна, в первую очередь Вам, для облегчения урегулирования отношений с контрагентом (выставления ему требований и прочее), а, во вторую — для налогового учета.

В Вашем случае, это либо лицензионный договор на передачу в пользование в определенных пределах программы ЭВМ либо договор на отчуждение исключительного права не этот объект. (Отличаются они примерно также, как договор аренды и договор купли-продажи, соответственно.)

Если отсутствие сделки для взаимоотношений с противоположной ее стороной Вас не волнует, то можно обойтись и так. Но вот для налогового учета она чуть больше нужна, чтобы подтвердить налогооблагаемый доход. Вообще, все, что поступает на счет ООО на УСН — презюмируется как его доход, пока не доказано обратное, то есть что это, например, займ от учредителя. Потому как доход на УСН — это любая выручка, поступившая на счет (ст. 346.15, п. 2 ст. 249 НК РФ). 

Согласно п. 1 ст. 248 НК РФ: «Доходы определяются на основании первичных документов и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы, и документов налогового учета».

В соответствии с п. 5 ст. 9 закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Поэтому, желательна хотя бы электронная подпись на акте, в котором отражена суть сделки. 

Но есть судебная практика, признающая электронную переписку сделкой и (или) документом, подтверждающим факт продажи товара или оказания услуг. 

Поскольку судебная практика по этому вопросу существует только лишь благодаря консерватизму налоговиков, надо понимать, что если нет документов — есть риск спора с ИФНС.

Здравствуйте  Иван!

Согласно ст. 454 и ст. 455 ГК  РФ

По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

. Товаром по договору купли-продажи могут быть любые вещи с соблюдением правил, предусмотренных статьей 129 настоящего Кодекса, согласно которой

. Результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации (статья 1225) не могут отчуждаться или иными способами переходить от одного лица к другому. Однако права на такие результаты и средства, а также материальные носители, в которых выражены соответствующие результаты или средства, могут отчуждаться или иными способами переходить от одного лица к другому в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом.(п. 4 введен Федеральным законом от 18.12.2006 N 231-ФЗ)

То есть, программы ЭВМ не могут отчуждаться, однако права на такие результаты и средства, а также материальные носители, в которых выражены соответствующие результаты могут отчуждаться или иными способами переходить от одного лица к другому в случаях и в следующем порядке 

Согласно ст. 1225 и ст. 1261 ГК РФ 

Результатами интеллектуальной деятельности и приравненными к ним средствами индивидуализации юридических лиц, товаров, работ, услуг и предприятий, которым предоставляется правовая охрана (интеллектуальной собственностью), являются:

) программы для электронных вычислительных машин программы для ЭВМ);

Авторские права на все виды программ для ЭВМ (в том числе на операционные системы и программные комплексы), которые могут быть выражены на любом языке и в любой форме, включая исходный текст и объектный код, охраняются так же, как авторские права на произведения литературы. Программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

То есть, все виды программ для ЭВМ (в том числе операционные системы и программные комплексы), которые могут быть выражены на любом языке и в любой форме, включая исходный текст и объектный код, охраняются так же, как авторские права на произведения литературы.

Согласно ст. 1285 и ст. 1286 ГК  РФ

По договору об отчуждении исключительного права на произведение автор или иной правообладатель передает или обязуется передать принадлежащее ему исключительное право на произведение в полном объеме приобретателю такого права.

1. По лицензионному договору одна сторона — автор или иной правообладатель (лицензиар) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования этого произведения в установленных договором пределах.

3. Заключение лицензионных договоров о предоставлении права использования программы для ЭВМ или базы данных допускается путем заключения каждым пользователем с соответствующим правообладателем договора присоединения, условия которого изложены на приобретаемом экземпляре таких программы или базы данных либо на упаковке этого экземпляра. Начало использования таких программы или базы данных пользователем, как оно определяется этими условиями, означает его согласие на заключение договора.

То есть, Вы вправе заключить договор об отчуждении исключительного права либо  предоставить другой стороне (лицензиату) право использования.

Постановлением Пленума Верховного Суда РФ N 5, Пленума ВАС РФ N 29 от 26.03.2009 «О некоторых вопросах, возникших в связи с введением в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации» разъяснено

В отношении программ для ЭВМ и баз данных иное установлено
пунктом 5 статьи 1262 ГК РФ, в соответствии с которым государственной
регистрации подлежат только: 1) договоры об отчуждении исключительного права на
зарегистрированную программу для ЭВМ или базу данных; 2) переход
исключительного права на такую программу или базу данных к другим лицам без
договора. Другие договоры, в том числе лицензионные договоры о предоставлении
права использования программы для ЭВМ или базы данных, государственной
регистрации не подлежат.

38.2. Предусмотренный пунктом 3 статьи 1286 ГК РФ договор
заключается между правообладателем, то есть обладателем исключительного права
на программу для ЭВМ или базу данных, и пользователем, то есть лицом,
правомерно владеющим экземпляром такой программы или базы и начинающим
пользование соответствующей программой или базой. Лицо, приобретшее экземпляр
программы для ЭВМ или базы данных не для самостоятельного пользования, а для
перепродажи его третьему лицу, не является субъектом отношений, определенных названной
нормой.

Такой лицензионный договор предполагает предоставление
пользователю программы для ЭВМ или базы данных права на совершение действий,
предусмотренных статьей 1280 ГК РФ, а также на совершение иных обусловленных
договором действий, связанных с эксплуатацией программы или базы, и действует
до продажи или иного отчуждения экземпляра программы или базы. На этот договор
в отличие от иных лицензионных договоров не распространяются правила,
установленные пунктами 2 — 6 статьи 1235 Кодекса.

То есть,  при заключении лицензион. договора для дальнейш. перепродажи ЭВМ третьему лицу, Вам следует заключить доп. договор о дистрибьюции.

Таким образом, Вам следует заключить договор об отчуждении исключительного права либо  2 договора лиценз. и дистрибьюции .

Смогу
оказать услугу по составлению договоров, а также
проконсультировать по успешному решению вопроса. 

С уважением Ф, Тамара

Добрый день!
Зависит от требований конкретного банка. Оптимально в Вашем случае реализовать все через форму счета-договора, тогда проблем не будет.
Исходя из своего опыта работы в части составления и сопровождения контрактов моих клиентов с иностранными контрагентами (в основном это США, Канада, Кипр, Великобритания, Австралия, Германия, Швейцария, Нидерланды, Бельгия, Чехия и другие страны ЕС, а также Китай), прохождения валютного контроля, а также налоговых проверок таких контрактов хотелось бы отметить следующее.
1. В целом на сегодняшний день правила такие, что договоры ВЭД подлежат обязательной регистрации если они превышают 6 млн рублей по экспорту (или эквивалент в валюте), 3 млн рублей (или эквивалент в валюте) по импорту. Если в договоре нет фиксированной суммы, то в этом случае обязанность зарегистрировать договор появится, как только сумма контракта достигнет и превысит указанные суммы.
Также с учетом последних изменений если сумма договора за весь период его действия не превышает 200 тысяч руб. (то есть если будет 3 платежа по 100 т.р., то это уже 300 т.р. и под исключение Вы не подпадаете), то не обязательно даже предоставлять документы в банк. Правда формально у банка все равно остается право запросить документы, если у него появятся сомнения относительно совершаемых Вами операций.
2. Что касается взаимоотношений с налоговыми, то для отчетности Вы им предоставляете договоры со всеми приложениями, инвойсы, акты, дополнительные соглашения (некоторых документов может не быть, иногда может быть только договор). Однако стоит отметить, что когда Вы находитесь на УСН 6% и налог оплачиваете со всего оборота, то по моей практике часто налоговая вообще ничего не запрашивает, так как Вы уже и так оплатили все возможные налоги в рамках своей системы налогообложения.
Если Вы ИП на ПСН (патенте), то здесь возможность работы с иностранными контрагентами и оставаться на ПСН полностью зависит от того, насколько грамотно составлен договор.
При этом учет доходов производится по курсу ЦБ на день зачисления валюты на транзитный счет в банке (п. 3 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ, Письма Минфина России от 22.01.2015 № 03-11-06/2/1645, от 27 января 2012 г. N 03-11-06/2/10, от 20 декабря 2011 г. N 03-11-06/2/181).
Аналогично Вы отражаете поступление денег в КУДиР также по курсу ЦБ на день зачисления валюты на транзитный счет в банке.
3. Что касается самого Договора с иностранным контрагентом, то его можно заключить в нескольких формах:
— в форме стандартного договора.
— в форме счета-договора (инвойса-договора) – то есть когда мы объединяем инвойс и договор и делаем все в одном документе (больше подходит для разовых/периодических услуг).
— в отдельных случаях можно использовать вариант с договором-офертой (есть особенности).
Конкретную форму нужно выбирать в зависимости ситуации, в том числе в зависимости от того, насколько сильно нужно упростить процедуру подписания договора, на чем настаивает и на что готов контрагент.
4. Также есть различные способы подписания договора с иностранным контрагентом, в частности:
— стандартный обмен бумажными формами через курьера (сейчас все реже применяется).
— подписание договора путем обмена сканами (п.2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ). То есть подписали, отсканировали – скинули контрагенту, он сделал тоже самое и по итогу у каждого есть скан договора, подписанный с двух сторон. Действующее законодательство, а также налоговая и банковская практика полностью допускают такой вариант, то есть этот способ ничем не уступает первому варианту.
Единственное в этом случае есть 3 обязательных требования:
а) в договоре должен быть введен электронный документооборот,
б) тот факт, что договор подписывается именно путем обмена сканами должен быть обязательно отражен в договоре,
в) в договоре должны быть расписаны каналы электронной связи между сторонами, включая адреса электронной почты, через которые будет происходить процесс обмена сканами договора.
5. К самому договору с иностранным контрагентом есть определенные требования в плане его содержания. Требования, как правило, можно разделить на 2 составляющие:
— требования законодательства (то есть для определенных видов договоров закон устанавливает требования что именно в них должно быть учтено, какие условия должны быть прописаны и т.д.).
— требования из банковской практики. В рамках прохождения валютного контроля банк будет изучать Ваш договор и помимо соблюдения формальных требований законодательства банк должен видеть и понимать, что цель договора – это действительно оформление реальных правоотношений между Вами и контрагентом. Здесь уже есть отличия от банка к банку (Сбербанк имеет свою практику, Модульбанк и Тинькофф свою и т.д.). Если эти требования не соблюдать, то банк может заподозрить Вас в фиктивности договора, а в отдельных случаях еще и в попытке отмывания денег через данный договор.
Логика банка здесь очень простая – когда 2 стороны заключают между собой реальный договор, они заинтересованы в защите своих интересов по договору. Например, если российский ИП заключает договор с компанией из США на разработку программного обеспечения (ПО), то с точки зрения банка логично, что контрагент из США будет заинтересован в том, чтобы в договоре были прописаны сроки выполнения работ, порядок устранения недостатков, порядок приемки и т.п., а исполнитель заинтересован в том, чтобы в договоре четко были прописаны условия и порядок оплаты по договору. Если банк видит, что в договоре «криво» прописаны условия про сроки выполнения работы и порядок приемки, то у банка могут возникнуть сомнения – действительно ли договор реальный, поскольку для банка подозрительно почему контрагент так беспечен по отношению к таким важным пунктам в правоотношениях между сторонами.
Безусловно, что все нюансы по требованиям банков к договору здесь я не смогу описать, но наиболее общими требованиями являются следующие:
5.1. Предмет договора. Обязательно должен быть конкретизирован, то есть просто «разработка программного обеспечения» — это не лучший вариант, желательно прописать, например, для чего разрабатывается ПО (для каких целей, для какого проекта и т.п.). Здесь допустимы следующие варианты:
— в договоре делается непосредственно ТЗ на разработку.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка, например, та же «разработка программного обеспечения» + дополнительно прописываем, что Стороны конкретные услуги и требования к ним согласовывают дополнительно и фиксируют в инвойсах (счетах на оплату) или в отдельных дополнительных соглашениях.
— делаем рамочный договор, а именно в договоре прописывается общая формулировка + дополнительно указываем в договоре, что конкретные услуги согласовываются в переписке по электронной почте, мессенджерах, системах постановки задач и т.п. Обращаю внимание, что подобный вариант также полностью соответствует закону и также устраивает банки.
5.2. Порядок и сроки оплаты. За нарушение сроков оплаты можно получить штраф вплоть до 100% от суммы перевода, поэтому обычно я рекомендую прописывать сроки таким образом, чтобы они точно не были нарушены (то есть с привязкой к какому-либо событию, которое мы сами контролируем – выставление инвойса, подписание акта + прописывать сроки с запасом и т.д.). Еще бывают ситуации, когда компания проводит оплату не напрямую на р/с ИП/ООО, а через различные системы – тут нужно каждую ситуацию смотреть отдельно (допустимо это или нет) и, если допустимо – этот момент также обязательно должен быть прописан в договоре.
Как это ни странно, но сумма оплаты также может заинтересовать банк, а именно если сумма покажется банку неоправданно завышенной (например простая консультация стоит 50000 долларов), либо банку покажется сомнительным порядок формирования стоимости услуг (например, если из договора следует, что услуги оказываются нерегулярно, а стоимость, указанная в договоре, прописана фиксированная каждый месяц) – тоже могут быть проблемы.
Обращаю внимание, что оплата может быть определена в договоре следующими способами:
— фиксированная плата за весь договор – это подходит для разовых услуг.
— фиксированная ежемесячная оплата – это подходит для вариантов, когда Ваш контрагент – это Ваш работодатель, либо, когда объемы работы примерно одинаковые из месяца в месяц.
— почасовая оплата. Самый распространенный вариант. Подходит для любых ситуаций, поскольку механизм оплаты максимально прозрачен. Этот вариант также полностью законен, единственное к нему есть свои требования. В частности, важно расписать как именно ведется учет количества часов (через специальную программу, либо учет количества часов ведет исполнитель) и по итогу количество часов и общий размер должны фиксироваться в ежемесячных актах (бывают исключения из такого порядка, иногда без актов обходимся). То есть здесь важно, чтобы для банка и для налоговой механизм расчета количества часов был максимально прозрачен.
Также отмечу, что если нужно, то в договоре можно прописать выплату бонусов от иностранного контрагента (отношения с иностранным контрагентом все равно не могут признать трудовыми), а также компенсацию расходов (например, на покупку оборудования (ноутбука и т.п.), на связь и иные подобные расходы).
5.3. Сроки выполнения работы. До 2018 г. в плане этого пункта было проще, сейчас с учетом последних изменений требований к данному пункту стало больше, а именно сейчас в плане сроков выполнения работ должно быть больше конкретики. Если ситуациях такая, что определить срок заранее нельзя (а так происходит в большинстве случаев), то обычно мы привязываем срок к определенным событиям (оплата и т.д.) + в отдельных случаях прописываем предварительные сроки, а затем по ходу работы конкретизируем их через дополнительные соглашения.
5.4. Порядок приемки услуг. Здесь все зависит от ситуации, с точки зрения закона допустимы следующие варианты:
— стандартный вариант, при котором подписываются акты выполненных работ. Акты обычно подписываются: а) либо один раз за весь договор (обычно подходит если договор на разовую услугу), б) помесячно/поквартально – если это фактически трудовой контракт, либо договор предполагает выполнение регулярной работы, в) по итогам выполнения отдельных заданий в рамках договора по каждому заданию отдельно.
— упрощенный вариант, когда факт приемки работ мы привязываем к определенным событиям (оплата по договору, направление определенного текста на электронную почту, отсутствие претензий в течение какого-либо времени и т.п.).
Выбор конкретного варианта зависит от ситуации, обычно я рекомендую определенный вариант уже после детального изучения ситуации клиента.
5.5. Применимое право. Здесь нужно определиться с тем, каким законодательством регулируются взаимоотношения с контрагентом и суды какого государства будут рассматривать споры – обычно рекомендуется РФ, остальное уже зависит от того, согласен ли на это контрагент.
5.6. Если у Вас дистанционное взаимодействие с контрагентом (а при работе с иностранными контрагентами это почти 100% случаев), то обязательно нужно:
— ввести договором электронный документооборот (если делать это грамотно, там будет достаточно много пунктов, я сейчас не буду все их расписывать),
— указать в договоре все контактные данные Сторон (электронные почты, номера телефонов, мессенджеры) и данные уполномоченных представителей сторон.
— если используются специальные системы для связи между сторонами, а также для постановки задач или учета количества часов – также обязательно нужно это фиксировать в договоре.
5.7. Реквизиты сторон. Как ни странно, здесь часто допускаются ошибки. Например, я часто встречал некорректное написания страны контрагента (упускали слово «Республика …» и т.п.). Желательно точное наименование брать из общероссийского классификатора стран мира Классификатор ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Также по моей практике часто не полностью указываются реквизиты банка (упускается адрес банка).
6. Ответственность. По практике, легче всего при получении денег от иностранного контрагента попасть на ст. 15.25. КоАП РФ «Нарушение валютного законодательства Российской Федерации и актов органов валютного регулирования». Ответственность по данной статье может достигать 100% от полученной Вами на счет суммы. Например, бывают ситуации, когда контрагент перечисляет оплату за услуги, но делает это каждый раз с задержкой на неделю-две — в такой ситуации есть реальные шансы получить штраф до 100% от суммы каждого перевода (то есть вообще могут по всем платежам забрать все деньги).
В отдельных случаях может грозить ответственность по ст. 193 Уголовного кодекса РФ «Уклонение от исполнения обязанностей по репатриации денежных средств в иностранной валюте или валюте Российской Федерации» (репатриация — это промежуток времени между датой экспорта и датой поступления денег в качестве оплаты эксперта или между датой платежа по импорту и датой импорта).
Готов ответить на Ваши дополнительные вопросы.
С Уважением, 
Васильев Дмитрий.