Добрый день! Татьяна, расходы организации по приобретению и дальнейшей передаче клиентам в рамках проводимых рекламных акций, лучше всего подтвердждать документами, в числе которых могут быть:
Приказ руководителя организации на приобретение подарочных сертификатов для дальнейшей раздачи их покупателям (в рамках проводимого рекламного мероприятия или акции)
Договор на приобретение подарочных сертификатов,
Накладная на получение подарочных сертификатов, сами правила акции (условия получения сертификатов). Вручение подарочного сертификата покупателям (клиентам), расценивается контролирующими органами, как безвозмездная передача имущества, которая является объектом налогообложения НДС. В связи с этим, при передаче подарочного сертификата необходимо начислить НДС. Бесплатная передача подарочных сертификатов, проводимая в рамках рекламных мероприятий или акций, подпадает под действие
п. 1 ст. 39 НК РФ, так как происходит передача права собственности и квалифицируется в качестве безвозмездной реализации, так как у получающей стороны не возникает встречных обязательств по оплате в любом виде. Такое мнение выражено в Письмах Минфина РФ от 20.07.2017 № 03-07-11/46167, от 19.10.2010 № 03-03-06/1/653.
При выдаче сертификата на сумму менее 4 000 р. удерживать налог не нужно. Так как призы(подарочные сертификаты), получаемые физическими лицами в ходе рекламных мероприятий, освобождены от НДФЛ в том случае, если их стоимость укладывается в данный лимит (п. 28 ст. 217 НК РФ).
В целях налогообложения прибыли, расходы на подарочные сертификаты для клиентов учитываются в качестве нормируемых рекламных расходов, в пределах 1% от выручки. Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 10.03.2017 № 03-07-11/13704,