Здравствуйте, Николай.
1. Вы совершенно верно полагаете, что вместо письма лучше заключать договор. ГК РФ не предусматривает такой формы договоренности в сфере интеллектуальных прав, как «письмо-согласие», однако детализирует и указывает на возможность заключить лицензионный договор в ст. 1489.
Ваш контрагент не желает составлять договор потому, что договор нужно регистрировать в Роспатенте, иначе он недействителен, а это лишнее время (около 3 мес) и деньги на пошлину:
Статья 1490. Форма договора о распоряжении исключительным правом на товарный знак и государственная регистрация перехода исключительного права на товарный знак, залога исключительного права на товарный знак и предоставления права использования товарного знака
2. Отчуждение и залог исключительного права на товарный знак, предоставление по договору права его использования, переход исключительного права на товарный знак без договора подлежат государственной регистрации в порядке, установленном статьей 1232 настоящего Кодекса.
Следовательно, расписка, письмо и прочая самодеятельность не несет особо никакой правовой нагрузки. Поэтому только договор и его регистрация.
2. Условие формулируете так, как Вы договорились с правообладателем. Если это процент от продажи товара с нанесенным товарным знаком — пишете этот процент, сроки выплат и порядок взаиморасчетов. Вы можете прописать предоставление ежемесячного отчета о количествах продаж, к договору приложить форму такого отчета. Чтобы правообладатель не переживал, что Вы положили товар на складе и вообще им не торгуете, поэтому не выплачиваете процент — можете поставить некий фикс, минимальный размер роялти вне зависимости от продаж, сверх него процент при продаже товара на определенную сумму и более.
3. Нужно прописывать конкретные способы использования. Указание знака не для маркировки продукции, а для информации клиентам на сайте о продаваемой продукции обычно не расценивается судами как нарушение исключительного права на товарный знак, однако во избежание проблем в договоре можно указать, что Вы можете реализовать продукцию с размещением товарного знака на любых интернет-сайтах, при этом правообладатель отказывается от любых претензий к администраторам доменного имени и иным лицам, обладающим правами на данные сайты.
Для составления договора и более детальной консультации Вы можете обратиться в чат.