В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Пополнение карточного счёта никаким образом не может относиться к расходам в соответствии со ст. 252 НК РФ. Постарайтесь в дальнейшем в платёжном поручении указывать развёрнуто назначение платежа. Сейчас же, рекомендовал бы Вам, для обоснования затрат, подготовить к каждому платёжному поручению, с указанием «пополнение счёта», служебную записку, в которой указать полное назначение платежа.