Какие документы нужны чтобы подтвердить это?

Добрый день! Заключите договор безвозмездного пользования автотранспортом и перевозите на бесплатной основе что хотите и как хотите. 

Это полная чушь. Для налоговых правоотношений это риск. По предлагаемому безвозмездному договору вам могут начислять аренду транспортного средства  по рыночной ставке. 

Следует понимать, что если вы арендуете автомобиль у физического лица, не являющегося ИП, при выплате ему арендной платы (включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если у вас договор аренды транспортного средства с экипажем) удержите и перечислите в бюджет НДФЛ (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на сумму платы за пользование имуществом не начисляются (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
Но в обязательном порядке начисляются страховые взносы на вознаграждение за оказание услуг по договору аренды транспортного средства с экипажем, если договор заключен с физическим лицом, не являющимся ИП: на ОПС и ОМС и от несчастных случаев на производстве, если их уплата предусмотрена договором аренды.

Таким образом, если у вас договор не предусматривает аренды у владельца авто машины с услугами по управлению и технической эксплуатации (с водителем) водителя, то это одно (НДФЛ с арендных платежей). Если нет, то это другое. При аренде с экипажем члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства. Если договором аренды не предусмотрено иное, расходы по оплате услуг членов экипажа, а также расходы на их содержание несет арендодатель.

При аренде с услугами по управлению встает вопрос, кто будет платить налоги и пенсионные взносы с доходов по этому договору в части доходов полученных самим владельцем за услуги управления и они должны быть не выделены отдельной строкой в договоре. Это тоже риск.

Вот мнение налоговиков:

 По договору аренды транспортного средства с экипажем арендная плата состоит из двух частей: собственно платы за пользование имуществом и платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля. Для учета этой второй части в расходах вам потребуется акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг (Письма Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008.

 По мнению Минфина России, при аренде автомобиля у физического лица (не являющегося ИП) плату за управление и техническую эксплуатацию нужно учитывать в качестве:
расходов на оплату труда, если арендодатель-водитель не является работником вашей организации. Расход признавайте ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 21 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780);
прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если договор аренды с экипажем заключен с работником вашей организации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495). Расход признавайте на последнее число месяца (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, чтобы избежать рисков исполнения обязанностей налогового агента, плательщика взносов и не исчислять и не платить взносы, НДФЛ за владельца авто при условии, что именно он и будет управлять автомашиной. Нужно чтобы он был ИП или применял режим НПД.

Можно также заключить договор на услуги водителя и договор аренды тс (который есть). Но водитель при этом регистрируется ИП (если нужна лицензия на это вид деятельности) и применяет режим НПД.

В любом случае, либо водитель с вами состоит в трудовых отношениях либо он ИП  или «самозанятый без ИП». Все иное безвозмездные оформления налоговые риски и риски по трудовому законодательству. Тем более если у Вас договор с услугами управления. Это уже повод для начислений. А уж выявят эти факты их или нет. Я не Ванга. Хотя в Архангельске таковых проблем, как я понял нет.

Однако вопрос нуждается в глубокой проработке. Это мое лишь мнение. Разработка схем взаимодействия и оценка налоговых рисков стоит денег.