Как мне оплатить этого штрафа

Приняли на работу иностранца по патенту по договору гпх 25 апреля. 26 отправили уведомление 27 ого пришел отказ тк патент по др региону. Только 8 мая увидели отказ. Уже оплатили вознаграждение.( в банк предоставили договор и акт) Сотрудник вернул деньги на счет написав что перевод был ошибочный. Сзвтд аннулировали. Что еще можно сделать чтобы не получить штраф? Может написать письмо что акт был составлен ошибочно, что сотрудник отработал 0 чаов и просим вернуть деньги? Если срок после которого мы должны были аннулировать договор после получения отказа в уведомлении? Если есть срок, то может сделать аннулирование договора ( это каким документом надо сделать?) 27 апреля, и сказать что директор забыл сообщить в бухгалтерию тк это уже было не рабочие время а потом празники, и ему случайно оплатили вознаграждение, акт был с ошибкой ( это кстати правда) и это было не вознаграждение а задаток, директор просто подписал не глядя, а фактически он еще ничего не отработал, тк он еще 27 апреля с ним анулировал договор? Или как лучше поступить?