Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Какой подтверждающий документ запросить у транспортной компании?
Здравствуйте! Для проезда к месту использования основной отпуска использовали услуги транспортной компании, был выдан заказ-наряд в котором указаны наименование ИП, его данные, фамилия ИО представителя, номер телефона представителя по которому мы перевели оплату за проезд. В чеке об оплате, сформированном банком прописываются фамилия ИО и телефон представителя, которые указаны в заказе-наряде. Бухгалтерия для оплаты проезда требует подтверждение, что представитель действительно является представителем, т.е. работником, что может получать оплату за проезд. Вопрос в том как мне подтвердить это? Какой подтверждающий документ запросить у транспортной компании? Не уверена, что этот представитель захочет предоставлять свои персональные данные чужим людям, а если в той же доверенности не будет указано персональных данных, то это и не доверенность вовсе получается, филькина грамота. И опять же, если они предоставят документ с персональными данными представителя, бухгалтерия попросит согласие на обработку персональных данных…правомерно ли вообще это? Зачем требовать подтверждение того, что сотрудник является сотрудником и его должностные обязанности. Ведь тот же заказ-наряд заверен подписью руководителя ИП.
Здравствуйте!
Доверенность это не единственный способ подтвердить полномочия.
Можно также подтвердить заверенной копией трудового договора или приказа о назначении на должность.
В вашем случае, если представитель транспортной компании получил оплату за проезд, целесообразно запросить у компании копию доверенности, выданной этому представителю. В доверенности должны быть указаны его полномочия, включая право на получение денежных средств. Но, важный момент, доверенность должна быть заверена нотариально.
Если такой доверенности у них нет, просите хотя бы выписку из приказа о назначении на должность, потому что копию трудового договора они вам вряд ли выдадут.
Согласно ст. 6 Федерального закона «О персональных данных» № 152-ФЗ, обработка персональных данных должна осуществляться с согласия субъекта данных, за исключением случаев, предусмотренных законом.
Если в доверенности содержатся персональные данные представителя, транспортная компания должна получить его согласие на передачу этих данных третьим лицам, в данном случае — вам и вашей бухгалтерии.
Бухгалтерия вправе требовать документы, подтверждающие правомерность расходования средств, в том числе для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
Здравствуйте Елена!
В данном случае, с правовой точки зрения в целом кончено возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров
И здесь не совсем правомерно требовать подтверждение того, что работник является сотрудником и его служебные обязанности. Тем более заказ-наряд может быть заверен подписью руководителя предпринимателя.
Вместе с тем, любые коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок компенсации расходов на проезд к месту отдыха и обратно в локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза либо в трудовых или коллективных договорах (ч. 8 ст. 325 ТК РФ).
За основу можно берут порядок компенсации расходов на проезд для госучреждений федерального уровня. Следовательно, данную ситуацию должны урегулировать во внутренних документах организации.
При этом работодатель не может полностью отказать в компенсации или неоправданно ее занизить независимо от экономического положения. Также работодатель не вправе подменять суть компенсации и если компенсации подлежит проезд именно к месту использования отпуска и обратно по территории России, то работодатель не вправе устанавливать свои правила и компенсировать проезд частично, например в части расходов, которые обеспечивают выезд из северных районов.
Если в локальных нормативных актах или трудовом договоре отсутствует размер, условия и порядок компенсации расходов, лишать сотрудников права на такую компенсацию также неправомерно.
Кончено в силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты и для бухгалтерии должны быть обоснованные расходы под которыми понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо иными документами, в силу Письмв Минфина России от 29 ноября 2019 г. N 02-07-10/93673 О документальном подтверждении подотчетными лицами учреждения расходов по проезду.
Но в любом случае в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты.
Однако все же запросить какой либо подтверждающий документ у транспортной компании, это вряд ли получится так как любой представитель не хочет раскрывать свои персональные данные иным чужим людям так как они находятся под защитой в силу Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ
Да и в самой доверенности если не будет указано персональных данных, то такая доверенность попросту не будет иметь юридическую силу.
Таким образом, с юридической точки зрения обязать транспортную компанию предоставить документы невозможно, и пусть Ваша бухгалтерия самас делает запрос.
*При необходимости можете обратиться ко мне в личный чат юриста (сообщениях) для более расширенной и «персональной консультации», а а также содействия, защиты и подготовке правовых документов (ст.779 ГК РФ «оказание юр.услуг»).
Всего доброго Вам!
Рад был помочь!
Предоставьте им письменное требование о предоставлении документов, может быть они пойдут навстречу.
Обязать предоставить документы вы их не сможете, в идеале нужно было конечно до оплаты требовать документы, подтверждающие полномочия представителя, но поскольку вы не предполагали, что документы потребуются, сейчас нужно стараться с ними договариваться.