Не принимает отдел кадров заявление на сессию в ВУЗе

Добрый день, поступил в вуз на обучение по заочной форме. Работаю санитаром в больнице. Справку -вызов получил в электронном виде. Сессия начинается со 2 декабря и длится 2 недели. В пятницу пытался написать заявление за свой счет на обучение, но в отделе кадров не приняли заявление, сказали справка вызов оригинал нужен и что не отпустят, хотя я и замену себе нашел. Сказали нового сотрудника примут, а мне придется заявление на увольнение писать. Подскажите пожалуйста, могу я заявление на обучение написать : "...прошу дать отпуск за свой счет с 02.12.2019 по 15.12.2019г. в связи с прохождением сессии в вузе в г.Екатеринбург, к заявлению прилагаю справку-вызов, полученную с вуза в электронном виде, по приезду предоставлю оригинал справки-вызова." Могу я это заявление завтра 02 декабря написать, ведь раньше сами не принимали заявление.