Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Какие документы должны быть в личном деле работника?
Добрый день! Я работаю делопроизводителем в детском саду.
В соответствии с требованиями о защите персональных данных и ТК РФ какие документы должны находиться в личном деле работника, кроме личной карточки (ф.Т-2), трудового договора, заявления на прием и приказа о приеме на работу.
Должны ли быть там копии паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении детей, аттестации, диплома об образовании, повышении квалификации, анкета, военный билет и иные информационные документы.
Спасибо. С уважением, Наталья.
Добрый день,
Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация не урегулирован.
Хранение перечисленных Вами копий документов сотрудника допускается только, если сотрудник дал письменное согласие на хранение и обработку информации о себе (включая обработку информацию и хранение копии: СНИЛС; паспорта; ИНН; свидетельства о браке; свидетельства о рождении детей и иное).
Роструд пояснил, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации. Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе № 152 «О персональных данных».
В ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников:
обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Т.е. нужно быть готовым объяснить проверяющему госоргану, для какой именно трудовой цели требуется хранение той или иной копии документа. В настоящий момент за хранение документов «на всякий случай» можно быть наложен административный штраф до 50 т.р. (п. 1 ст. 13.11 КоАП РФ)
Я так поняла, что письменного согласия на хранение и обработку информации о работнике для хранения в личном деле копий документов не достаточно. Каждый документ должна обосновать, т.е. свидетельство о рождении ребенка — это подтверждение для выплат пособия по уходу за ребенком до 1,5 и 3 лет. По окончании данного срока я должна удалить данный документ. Но не все более серьезные документы можно обосновать… а мне удобно иметь копию, для точности информации. А так же и для запроса иными организациями: банка, пенсионного фонда.