Изменение режима работы

Здравствуйте! Если смена рабочего графика происходит по инициативе работодателя, то работодатель обязан уведомить сотрудников минимум за 2 месяца.  (Можно оформить коллективное уведомление и ознакомить с ним сотрудников под роспись или разослать персональные уведомления). По истечении указанного времени работодатель издает приказ о переводе на новый график, потом составляется дополнительное соглашение с работниками. 

Изменить режим рабочего времени можно в порядке статьи 72 ТК РФ. В этом случае нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ. 

Независимо от того, кто именно является инициатором изменений от сотрудника требуется написать заявление.

В Вашем случае, согласно ст. 93 ТК РФ, временно можно установить неполную рабочую смену. При неполной рабочей смене уменьшается количество часов  работы по сравнению с тем, что установлено распорядком или графиком для данной категории работников. Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких-либо ограничений продолжительности  ежегодного  основного отпуска, исчисления трудового стажа и других трудовых прав.

Здравствуйте Наталья.

 Но сейчас на несколько месяцев надо изменить режим работы сменному персонала на: 1 смена с 8:00-16:00, 2я смена с 20:00-8:00(такого графика в ПВТР нет) 

Вам необходимо вынести приказ об изменении графика, и внесения изменений в ПВТР, а также заключения дополнительных соглашений с работниками, к приказу оформить лист ознакомления работников и ознакомить их с приказом и изменениями в ПВТР, как локальными актами работодателя.

Вручить каждому работникам под роспись письменное  уведомление о предстоящих изменениях.

Статья 22 Трудового кодекса РФ:

Работодатель обязан:
знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

Но следует учитывать срок в порядке статьи 103 Трудового кодекса РФ:

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения их в действие.

Т.е. указанный срок должен быть соблюден.

После чего Вы оформляете дополнительные соглашения с работниками к их трудовым договорам. 

Во вложении к ответу типовая форма такого соглашения рекомендованная Рострудом РФ.

Добрый день, Наталья! 

И вообще такой режим уже получается становится не сменный т.к. при работе в 1 смену их никто не сменяет, а они получаю 2 дня к отпуску за работу в смену, их что отменять на этот период?

В законе нет требований к сменной работе, чтобы непременно одна смена меняла другую. В статье 103 ТК РФ несколько иное обоснование:

Сменная работа — работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг.

у Вас длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, даже с учетом того, что Вам надо теперь сократить одну смену на 4 часа. Поэтому работа у Вас не перестанет быть сменной и 2 дня к отпуску для этих работников как были, так и должны остаться.

Порядок перехода на новый график сменности Вам коллега Агибалов довольно подробно объяснил: издаете приказ, за месяц до введения нового графика знакомите работников под роспись с новым графиком, потом заключаете дополнительные соглашения к трудовым договорам. То, что работники не возражают — это очень хорошо. 

Раз первая смена по продолжительности у Вас сокращается, а вторая остается без изменений, тогда со всеми, кто работает в первую смену, в дополнительном соглашении указываете временный переход на неполную рабочую смену и оплату пропорционально отработанному времени. Согласно статье 93 ТК РФ:

По соглашению сторон трудового договора работнику как при приеме на работу,так и впоследствии может устанавливаться неполное рабочее время (неполный рабочий день (смена) и (или) неполная рабочая неделя, в том числе с разделением рабочего дня на части). Неполное рабочее время может устанавливаться как без ограничения срока, так и на любой согласованный сторонами трудового договора срок.     
При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

С уважением!