Каковы правила предоставления отпусков для нового сотрудника?

Здравствуйте,ребенку 4 года ,решили с мужем сменить имя,думали новое имя ,как производное от старого звучит благозвучно,получили согласие органов опеки и новое свидетельство .ребенок на новое имя не отзывается,родственники с нами не общаются из за этого,я не ем не сплю,думаю мы совершили ошибку,скажите можно ли вернуть назад,муж тоже понял ,что мы не правильно сделали

У нас IT компания, ООО. В апреле 2022 года мы начали работать с новым сотрудником, работали по ГПД, заключали новый каждый месяц, так с Сотрудник - гражданин Украины. Соотв. с момента найма было заключено примерно 25 месячных договоров. К каждому договору был акт для выплаты, в котором указывались выполненные работы. Данные о сотруднике: 1. По паспорту он гражданин Украины. Паспорт он обновлял в 18 году в Мариуполе. Прописка у него в Донецке. Паспорта ДНР не было, но перед началом войны он подавал заявление на его получение (квитанция об этом есть) 2. В РФ он приехал в начале апреля 22 года из тогда ещё отдельной ДНР. Он не стоит на учёте, не регистрировался ни в ФМС, нигде. У него есть только миграционная карта, которая даётся после пересечения границы, но она давно просрочена. Однако в начале 23 года он ходил в ФМС и там сказали, что он может находиться в РФ без лимита и в целом положение таких как он неясное. 3. Людям из новых областей выдают гр-во упрощённо и быстро, но он не подавался, т.к. возраст призыва повысили до 30 лет. 4.30 лет ему как раз исполнится в январе 25 года, а в декабре 24 он собирается подаст на гр-во РФ. Соотв. до этого мы не сможем устроить его как самозанятого. Уведомления о найме иностранца мы как ООО никуда не подавали. Налоги по нему не выплачивались. В ГПД, которые мы с ним заключали, не было указано место выполнения работ. Также я изучал Указ Президента № 307 от 27 апреля 2023, который определяет правовое положение таких граждан, как наш сотрудник. Из него я понял, что: В соотв. с п.1 Указа наш сотрудник считается постоянно проживающим (что значит термин, не знаю) на территории РФ иностранцем или лицом без гр-ва. В соотв. с п.11 Указа такие лица как наш сотрудник не подвергаются депортации, высылке, выдворении за пределы РФ, сокращении срока пребывания и т.д. Т.е выставить его не могут ни в каком случае и он фактически может никого не уведомлять о своём существовании. В п.18 подп. б указано, что условия п.2 действуют до 31 декабря 24 года. На текущий момент видим как выход просто ничего не менять до момента получения сотрудником гражданства РФ, после этого мы сразу его трудоустроим по ТД или наймём как самозанятого. Ответьте пожалуйста на вопросы: 1. Должны ли мы, как ООО, были подавать уведомление в МВД о приёме ин. гражданина в конкретно этой ситуации (т.е. с этой категорией граждан)? 2. Если должны, то грозит ли нам штраф? Учитывая неотправление уведомлений 25 раз, какая будет штрафная санкция? 3. Можно ли избежать этого штрафа? 4. Учитывая, что сотрудник нигде не зарегистрирован, у него нет ничего, кроме миграционной карты - можем ли мы считать, что не знаем, где он находится. И будет ли в этом какой-то смысл? Ведь получается, что о том, что этот сотрудник в РФ знает только пограничная служба. 5. Я правильно понимаю, что такие категории людей, как этот сотрудник, находятся как бы в "слепой зоне" для гос-ва вплоть до 31.12.24, и по ним не отслеживается, где они работают, в отличие от жителей зоны ЕАЭС, например? Также интересует подкрепление ответов ссылками на суды по таким ситуациям (если они были) и в целом на подробный ответ. Тема обширная и как бы не совсем определённая, так что готов взять личную консультацию.