Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Дайте аргументы, нужно или нет составление Акта приема-передачи оборудования
Здравствуйте! (к вопросу как минимум нужно подключить бухгалтера)
Введение в курс дела:
Я метролог. Несколько раз в неделю сдаю приборы в поверку в ЦСМы (Центры стандартизации и метрологии), т.е. довольно часто.
Несколько лет наше предприятие сдавало приборы в поверку без проблем. Процедура сдачи прибора(описана в договоре):
1. Написать заявку на сдачу конкретного прибора для проведения поверки.
2. ЦСМ выставляет счет за поверку.
3. ЦСМ выдаёт вещевую квитанцию в которой я расписываюсь и пишу расшифровку в графе "СДАЛ".
4. В графе "ПРИНЯЛ" сотрудник ЦСМа, который принял прибор у меня, также ставит подпись и указывает свою фамилию. После этого прибор считается сданным в поверку, а ЦСМ берет на себя ответственность за сохранность приборов нашего предприятия на время проведения поверки.
Получение прибора обратно(описана в договоре):
1. Показать вещевую в которой указано кто сдал прибор (Я). (Я имею право на получение и сдачу по доверенности).
2. После чего мне выдают прибор и счет-фактуру.
3. Если к внешности прибора у меня нет нареканий (он не был деформирован во время пребывания в ЦСМе), то у них в журнале я расписываюсь за то, что у меня нет претензий к ЦСМу. После чего снимается ответственность за сохранность прибора ЦСМом.
Дак вот, несколько лет наше предприятие сдавало приборы в поверку без проблем, но вдруг проснулась Бухгалтерия и решила, что на каждую сдачу приборов необходимо составлять "Акт приема-передачи оборудования", в котором бы так же как и в вещевой: были подписи двух сторон конкретного прибора(оборудования) в поверку; только в Акты бы расписывались директора моей организации и ЦСМа. Считаю нет необходимости в составлении данного Акта и расцениваю это ненужным дублирующим документом, т.к. несет в себе ту же функцию, что и Вещевая квитанция, выдаваемая ЦСМом при сдаче.
(вещевая квитанция, после выполнения работ, грубо говоря, выбрасывается)
ЦСМ, с которым работаю, за 20 лет своего существования, никогда не подписывали Акт приема-передачи оборудования, как мне сказал сотрудник ЦСМа, который принимает приборы, т.е. этому можно верить, т.к. мимо него это не пройдет + знаю крайне много метрологов, которые также не составляют при каждой сдаче приборов "Акты приема-передачи оборудования" (стаж таких метрологов несколько десятилетий), т.е. верить им тоже можно. Что наводит на мысль, что нет необходимости в составлении данного Акта.
Моя позиция: составление Акта затруднит работу отдела, поскольку:
1. необходимо составлять Акт - затрата времени
2. подписывать моим директором
3. подписывать директором ЦСМ
4. если составлять Акт, то тогда указывать в нем все приборы которые будут сданы, но бывает, что один или несколько из вывезенных приборов по различным невозможно сдать (причины расписывать не буду, их довольно много, просто примите как факт), отсюда получится, несоответствие Акту приема-передачи оборудования. По идеи нужно будет пересоставлять заново Акт, возвращаться на свое предприятие, подписывать своим директором и опять возвращаться в ЦСМ.
5. Далее непонятно в таком случае директор должен осуществлять приемку? - чтобы поставить подпись за приемку конкретных приборов.
6. и еще очень много-много-много-много-много нюансов, которые затрудняют работу не только моего отдела, но и моего директора и директора ЦСМа и других работников ЦСМ.
Дак вот, прошу разобраться (далее вопросы в кучу)
- действительно ли необходимо составление данного Акта?
- принимают ли на хранение данные Акты бухгалтерия, т.е. нужен ли он им?
- можем ли мы требовать от Директора ЦСМ подписывать Акт приема-передачи оборудования, если это не оговорено в договоре?
- есть ли требование НД о том, что необходимо составление данного Акта? (может быть бухгалтерский ФЗ или еще что-то)
- разве данный Акт не считается добровольным? на сколько знаю, он обязателен в строительстве, а в остальных случаях нет обязаловки.
На первый взгляд вопрос может оказаться неважным, но это не так.
ps прикреплены файлы с ответом бухгалтерии о передаче приборов в поверку
pss крайний срок ответа - до вторника (30.06) включительно.
- 2.jpg
- 1.jpg
Евгений, добрый день!
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст. 9 ФЗ о бухгалтерском учете).
В данном случае как раз описанные Вам документы являются первичными документами.
Важно понимать для чего такие документы нужны, тогда все встанет на свои места.
Получение прибора обратно(описана в договоре):
Как написано в таком документе, так и нужно руководствоваться. Ведь он тоже первичный и определяет порядок оказания таких услуг.
1. Показать вещевую в которой указано кто сдал прибор (Я). (Я имею право на получение и сдачу по доверенности).
Если так написано, то и так нужно делать. Кроме того, никто не запрещает это делать по доверенность(ст. 185, 184 ГК РФ).
Для понимания, что если директор выдаст доверенность не только на подпись этих документов, то никаких проблем. Ведь Вы будете уполномоченным лицом от имени организации осуществлять сделки, в данном случае это сдача приборов, а также получение и подпись первичных документов.
2. После чего мне выдают прибор и счет-фактуру.
Это они удостоверяются, что именно Вы от имени организации сдали прибор.
3. Если к внешности прибора у меня нет нареканий (он не был деформирован во время пребывания в ЦСМе), то у них в журнале я расписываюсь за то, что у меня нет претензий к ЦСМу. После чего снимается ответственность за сохранность прибора ЦСМом.
Все верно это же прописано в договоре.
— действительно ли необходимо составление данного Акта?
Именно акта оказанных услуг и ниже объясню почему.
— принимают ли на хранение данные Акты бухгалтерия, т.е. нужен ли он им?
Для отражения первичных действий тут не они подойдут, а вещевая квитанция, которая предусмотрена именно договором.
— можем ли мы требовать от Директора ЦСМ подписывать Акт приема-передачи оборудования, если это не оговорено в договоре?
Думаю, что можем попросить подписывать, поскольку это в их интересах. Ведь при отсутствии акта можно ссылаться, что услуги не были оказаны. Хотя они могут возражать и представить иные доказательства.
— есть ли требование НД о том, что необходимо составление данного Акта? (может быть бухгалтерский ФЗ или еще что-то)
Обязательного, чтобы написано именно акт, нет, но он должно быть как документ, являющийся первичным. Он доказывает, что услуга была оказана.
Можете у других посмотреть https://metrob.ru/html/form_dok/instrukcia/instr_poradok.html
Кроме того, для простого понимания, если оказаны услуги, то как доказать, что они оказаны? Как раз составляют акт. Он важен как юридический документ(т.е. для одной стороны, что услуга оказана и претензий, нет, для другой, что услуги получены), так и бухгалтерский - для учета. А как учесть если не документа доказывающего оказание услуги? Ведь есть квитанция о сдаче прибора, но нет подтверждения о его получении.
— разве данный Акт не считается добровольным? на сколько знаю, он обязателен в строительстве, а в остальных случаях нет обязаловки.
Общее понимание у Вас, но дело в том, что отношения между юр. лицами + он важен для бухгалтерского учета как факт расходов, именно для заказчика.
Вы думаете почему бухгалтерия задается вопросом относительно акта?
Просто перечисленные документы не подтверждают, что услуги оказаны.
Так вот он нужен не для сдачи прибора, а для подтверждения, что услуги были оказаны. Ведь вещевая квитанция подтверждает только передачу прибору и её выкидывать не нужно. Она подлежит передаче в бухгалтерию.
Тут есть несколько вариантов решения вопроса.
1. Классический, когда акт подписывается директорами, либо уполномоченными лицами по доверенности.
2. Иной, когда он подписывается путем обмена электронными документами, в том числе по эл. почте, либо через разные сервисы. Например, контур-диадок.
3. Дополнить вещевую квитанцию и внести сведения о том, что услуги оказания, вписать сведения из акта.
4. Также подписывать документы по доверенности. Главное, чтобы полномочия были указаны, а также их срок к моменту подписания документов не истек.
Если у Вас остались вопросы, пишите, я обязательно на них отвечу!
С уважением,
юрист Дмитрий Квон.