Как правильно оформить договор субаренды ТС с экипажем?

Гражданский кодекс предлагает на выбор два варианта оформления аренды транспортного средства: с экипажем и без.

При аренде автомобиля с экипажем арендодатель не только предоставляет арендатору за плату транспортное средство, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом на арендодателя возложена обязанность по поддержанию надлежащего состояния транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт (ст. 634 ГК РФ), по страхованию (ст. 637 ГК РФ).

Если же транспортное средство предоставляется в аренду без оказания услуг по его управлению и технической эксплуатации (аренда без экипажа), обязанности по поддержанию надлежащего технического состояния транспортного средства (в том числе осуществление текущего и капитального ремонта), а также его страхованию возлагаются на арендатора (ст. 644—646 ГК РФ).

В качестве арендодателя транспортного средства могут выступать как сторонние лица (в том числе физические), так и собственные сотрудники.

Таким образом, организации предстоит определиться:

— у кого арендовать автомобиль: у сторонней организации (физического лица) либо у собственного сотрудника;

— арендовать авто с экипажем или без.

Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физлица)

Аренда автомобиля с экипажем у сторонней организации (физического лица) является наиболее затратным вариантом для арендатора. Ведь, как указывалось выше, текущий и капитальный ремонт в данном случае осуществляет арендодатель, поэтому в стоимость аренды он будет закладывать и возможные свои затраты на ремонт. Кроме того, в состав арендной платы входит оплата услуг по управлению автомобилем. Так как арендодатель заинтересован в получении прибыли, стоимость этих услуг он будет рассчитывать исходя из максимальной загрузки водителя. Иными словами, стоимость услуг по управлению автомобилем будет включать в себя как минимум полную зарплату водителя за месяц и налоги, уплачиваемые с нее. Поскольку водитель подчиняется распоряжениям арендатора, касающимся только коммерческой эксплуатации транспортного средства, организация-арендатор не сможет в свободное от разъездов время поручить ему выполнение каких-либо иных поручений (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации (немногочисленные служебные разъезды) данный вариант оформления арендных отношений является для организации-арендатора невыгодным с экономической точки зрения. Ведь даже если у организации нет в штате водителя (или сотрудника, имеющего водительские права), она сможет за те же деньги, которые уплачиваются арендодателю в счет оказания услуг по управлению транспортным средством, принять на работу водителя со стороны и поручить ему в свободное от разъездов время выполнение каких-либо иных служебных обязанностей.

Аренда автомобиля без экипажа 

При аренде автомобиля без экипажа стоимость аренды будет ниже, поскольку она не включает в себя услуги по его управлению, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у организации есть возможность оптимизировать их (например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением обязанностей водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату).

Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды автомобиля несет арендатор, перед заключением договора необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемого авто. В противном случае затраты на ремонт могут перечеркнуть всю экономию.

В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов.

Если автомобиль арендуется у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, организация-арендатор, по мнению Минфина России, признается налоговым агентом в отношении арендных выплат и должна удержать с них НДФЛ 

Арендовать автомобиль организация может не только у сторонних лиц, но и у своих сотрудников. При осуществлении немногочисленных служебных разъездов такой вариант является наиболее предпочтительным.

Стоимость аренды транспортного средства в этом случае как правило будет ниже, чем при аренде авто у сторонних лиц. Ведь сотрудник, предоставляя автомобиль в аренду, в нерабочее время может продолжать пользоваться им. Например, он приезжает на работу на своем автомобиле, предоставляет его для служебных разъездов в рабочее время, а по окончании рабочего дня на нем уезжает домой.

Арендовать автомобиль у сотрудника можно как с экипажем, так и без.

Если во время служебных разъездов автомобилем будет управлять другой сотрудник, заключается договор аренды без экипажа.