 | Максим Иванов Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года |
В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.
Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
- при проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано затребовать у сотрудника объяснительную в письменной форме. Об отказе дать пояснения составляется соответствующий акт;
- бумага пишется на имя руководителя предприятия или непосредственного начальника, уполномоченного на урегулирование спора с работником;
- объяснительная по нарушению дисциплины труда и правил внутреннего распорядка должна быть учтена при принятии решения о назначении наказания (отказ проверить доводы, указанные в документе, влечет отмену дисциплинарного взыскания).
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
- если бумага пишется по факту опоздания на работу, необходимо доказать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
- объяснительная по болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (впоследствии нужно подтвердить данные больничным листком);
- документ о невыполнении порученных обязанностей или срыве производственных задач должен содержать объективные причины, по которым допущено нарушение (например, неисполнение соответствующих обязанностей другими отделами).
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
- на мотивы своих действий, поскольку допущенное нарушение может быть вызвано устранением более серьезных последствий для работодателя;
- на первый факт допущенного нарушения, так как руководитель обязан учесть все обстоятельства проступка;
- на отсутствие серьезных последствий для производственно процесса;
- на возможность возместить причиненный ущерб в добровольном порядке.
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
- наименование должностного лица, на имя которого составляется бумага;
- сведения о сотруднике, с указание должности и структурного подразделения;
- обстоятельства и факты (например, выявленный факт отсутствия на рабочем месте);
- объяснения сотрудника в произвольной форме;
- дата составления документа и личная подпись сотрудника.
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
- составленная по факту выявленного нарушения;
- разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии факта дисциплинарного проступка;
- составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение своего ребенка в школе).
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Резюме
Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.
Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.
 | Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Комментарии
Добрый день,помогите пожалуйста правильно составить объяснительную записку на работу. Ситуация такова: в ночь на пятницу у меня сильно заболел желудок и началась рвота, я всю ночь провела в ванной комнате,к 9 00 мне нужно была на работу,я естественно была не в состоянии,я написала заявление о предоставлении мне отгула за счёт отпуска (который у меня начинался с понедельника) и супруг отвёз заявление ко мне на работу,где моя коллега передала это заявление и.о. директора (директор в отпуске). Но в понедельник мне звонит сам директор и просит с меня объяснение,мотивируя тем,что я сама должна была отпроситься у и.о. директора.
Елена, как я понимаю — скорую не вызывали?
А у Вас случайно нет диагноза соответствующего: например, гастрит...?
А есть отметка о вручении документа, который муж отвез?
нет не вызывали,я думала отлежусь дома день и всё пройдет.Отметки о вручении нет,я передала заявление коллеге...
Елена, написать-то такое объяснение не сложно. Нужно изложить факты, которые были на самом деле с указанием времени, обстоятельств, ФИО и т.д.
А если вынесет взыскание (выговор, например), то можно в суде это оспорить...
Объяснительную я конечно напишу,но он просит справку от врача,а я просто не в состоянии была дойти до больницы,а скорая ни чего бы мне и не написала.Он сказал,что выговор мне обеспечен если я не прилажу к объяснительной справку.
Елена, ну Вы же ее сейчас не найдете (справку). Пишите как есть. А он пусть решает: выговор или нет.
Потом в суде обжалуйте приказ о применении дисциплинарки. Свидетельские показания (муж, коллега которая приняла ваше письмо) могут сыграть в Вашу пользу.
Спасибо,ваши слова придали мне уверенности,ну в следующий раз буду "умнее" и всё таки уйду на больничный,что бы не доводить себя до такого состояния))
Удачи! В суде шансы будут. Суды, в большинстве своем, стоят на стороне работника.
Так что не парьтесь. И обязательно обжалуйте дисциплинарку. Чтобы не повадно было в следующий раз выносить ее.
Спасибо ещё раз)))
Да не за что, Елена! Буду благодарен за «плюсики» на моих ответах.
Здравствуйте! Я опоздал на работу в связи с посещением поликлиники по состоянию здоровья. Работал во 2-ю смену с 13-00. Врач принимал с 11-00 до 13-00, но думал успею. Врач задержался. Опоздал на работу на 1 час, предупредить руководителя не смог, как назло разрядился телефон. Начальник взял с меня объяснительную, где я все объячснил. Через двые недели попросил переписать объяснительную, так как она была оформлена не правильно ( в целях моего наказания). Вопрос должен ли я переписать объяснительную, каким числом, могут ли меня наказать в этом случае????
Если Вы считаете полезным для себя, Вы вообще можете отказаться от дачи объяснений. Но по моему опыту объяснения это механизм защиты интересов работника, способ донести до руководства свою позицию. Опоздание конечно не есть гуд, но за час опоздания Вас однозначно не уволят, а принимая во внимание что Вы были в поликлинике, есть надежда что и вообще все утрясется без наказаний...
31 декабря 2014 года наш отдел покинул рабочее место раньше времени. Мы все написали объяснительные, в них указали факты, послужившие поводом к её написанию и причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Наши объяснительные перечеркнули и заставляют переписывать по форме: " Я, такая то нарушила трудовую дисциплину... Подскажите, разве объяснительная пишется не в свободной форме? Грозятся уволить по статье!
Добрый день. В свободной форме, но уволить могут за отсутствие на рабочем месте
Добрый день.
Да, в произвольной форме.
Уточните, вы об уходе раньше времени поставили в известность своё руководство?
Об увольнении говорить пока рано.
На рабочем месте не было руководителя, на звонки он не отвечал. После перезвонил сам ,чтобы сообщить что мы можем быть свободны.Здесь вопрос принципа! Все это понимают, как лучше вести себя в этой ситуации? Я хочу развиваться в этой компании?
Если в объяснительной вы указали все факты, в том числе и согласие руководителя то теперь вам нужно ждать окончания служебного расследования.
Сомневаюсь, что вас уволят за данный инцидент.
Здравствуйте Наталья Александровна!
В предпраздничный день рабочий день сокращается на 1 час, согласно статьи 95 ТК РФ:
Объяснительная пишется в свободной форме.
Уволить работодатель в Вашем случае может, если Вы ушли с работы раньше на 4 часа, согласно статьи 81 ТК РФ:
С Уважением, Надежда.
Здравствуйте Наталья Александровна!
В предпраздничный день рабочий день сокращается на 1 час, согласно статьи 95 ТК РФ:
Объяснительная пишется в свободной форме.
Уволить работодатель в Вашем случае может, если Вы ушли с работы раньше на 4 часа, согласно статьи 81 ТК РФ:
С Уважением, Надежда.