Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Можно ли ставить оригинал гербовой печати на скан копии документов?
Здравствуйте!
Подскажите,пожалуйста, имеет ли право государственная организация заверять оригинальную подпись руководителя на скан копии документов (договора, акты выполненных работ, и т.п.) оригиналом гербовой печати?
Вопрос возник в результате частого обращения работников за визированием подписи руководителя на скан копии документа из-за необходимости быстрого размещения на портале госзакупок и ускорения процесса оплаты счетов по заключеным договорам.
По мере поступления оргинала документа - повторно, в установленном порядке, документ визируется, а копия уничтожается.
Можно ли работать в таком форме и как обезопасить себя и организацию?
Здравствуйте, Олеся. Не совсем понятно дл чего нужно заверять копию сделанную со скана, если на портале госзакупок размещаются именно сканы документов? Но вообще порядок заверения копий определен Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст) согласно которому:
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год») и заверяется печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Здравствуйте!
С заверением документов все понятно, ГОСТ изучен, возможно не совсем понятно задан вопрос. Дело в том, что мы получаем подписанные договора со стороны (исполнителя/заказчика) отсканированные по электронной почте, с нашей стороны эти документы на момент получения еще не подписаны. Пока оригиналы почтой до нас доходят сроки размещения документов на портале госзакупок истекают, поэтому нам приходится эти скан копии подписывать и заверять подпись руководителя оригинальной гербовой печатью для ускорения процесса оформления документов и неполучения штрафов.
Это не заверение копии документа!