Как решить проблему при приватизации квартиры, если один член семьи находится в МЛС?

Здравствуйте уважаемы юристы. При приватизации квартиры возникла проблема.

Решили приватизировать квартиру.

Сейчас у нас все документы к приватизации готовы и находятся на руках. Но при подаче документов возникла проблема.

Поясню в чем заключается проблема:

В нашей квартире изначально было зарегистрировано 4 человека. Но на данный момент один человек находиться в местах лишения свободы. Нам сказали что от него требуется, либо заявление-отказа на долю, либо оформлять его как положено с правом на долю, со всеми вытекающими. Совместно посовещавшись, мы выбрали первое, так как оформлять человека на долю приватизации, находящего в МЛС, это долгий сурово-тернистый юридический путь.

Так вот. Заявление отказа на долю мы получили. Со всеми подписями и печатями, от заявителя и начальника колонии. Но, это заявление было получено в прошлом(2017-м) году, сейчас на дворе 2018-й. То есть с момента получения заявления отказа, прошел ровно год.

И в местном муниципалитете(при подаче документов) нам сказали что это заявление уже не действительно, так как прошел год и нужно делать новое, такое же.

Скажите, правомерно ли такое требование? И имеет ли подобный документ срок действия?

В чем проблема получить новое заявление-отказ от доли спросите Вы? Отвечаю. Получить новое заявление-отказ, на данный момент не представляется возможным. В виду того что очень далеко находится тюрьма где отбывает человек.