Все это — онлайн, с заботой о вас и по отличным ценам.
Куда кадровики подшивают справки, требуемые при приеме на работу?
При приеме на работу нужны справки от нарколога, психиатра, о судимости. Куда кадровику их подшивать?
Никуда.
В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения (Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ). Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих регламентируется положением, утвержденным Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Обязанность и порядок ведения личных дел работников также могут быть установлены отраслевым регламентом или головной организацией. Коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.
Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например: приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов; заявления на отпуск или предоставление отгула; медицинские справки о состоянии здоровья; справки с места жительства; материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.
В статье 86 ТК РФ приведен закрытый перечень тех целей, для которых работодатель вправе собирать, обрабатывать и хранить персональные данные сотрудника.
Это: обеспечение соблюдения законодательства и локальных нормативных актов; трудоустройство; повышение образовательного уровня и продвижение по службе; обеспечение личной безопасности сотрудников; контроль количества и качества выполняемой работы и обеспечение сохранности имущества.
Если наличие документа в папке дела не отвечает ни одной из перечисленных целей, хранить его нельзя.
Добрый день, Юлия!
Что касается таких документов, как:
об образовании;
о повышении квалификации;
об отсутствии судимости;
аттестационных листов;
характеристик с прошлых мест работы,
медицинских книжек — то хранить их в личном деле можно, но только при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.
В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года).
Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.